代表の中尾です。
いつもお読みいただきありがとうございます。

使用者には「ハラスメント防止のための雇用管理上の措置」が義務付けられているので、社内や社外にハラスメント相談窓口を設置しているというところが多くなりました。

そこで必要になるのが窓口の担当者です。

社外であれば、一定程度の知識や技能をもった方（産業カウンセラー、弁護士など）が対応することも多いですが、社内となるとそうした方がいることはあまりないでしょうから「え？私が？？」と任命された側として受け止めることが多いと思います。

急いでカウンセリング技法を身につけないとと意気込んでもそう簡単に身につくものではありません。
そこで、とりあえず以下の４点を相談者に確認することを先ず意識するようアドバイスしています。

・事実（きっかけ）
・感情（うけとめ）
・体調など（業務上の影響、身体的・精神的な影響の有無）
・願望（どうなればいいか）

たとえば、
・A課長から〜と言われた（事実）
・そう言われて私は・・と感じた（感情）
・それ以後、夜中に目が覚めることが増えた（体調など）
・仕事にも身が入らなくなった（体調など）
・よって、とりあえず２週間ほど休みたい（願望）
という感じです。

カウンセリング技法を学ぶと、こうした点を確認するようにと学びますので、先ずはそこだけ身につけましょう。
初回は、ここまで聞き出せれば十分です。

その後、本人の意向を確認したうえで社内のしかるべき立場の方へ報告し、この件をどのように扱うかを決めます。

ハラスメントかどうかは相談窓口では決められませんので、そのことは相談の冒頭に伝えておくのが良いでしょう。

また、そもそもの大前提として相談者と窓口担当者との信頼関係構築が必要ですが、そのための「傾聴」という技法があります。
傾聴技法もいろいろとあるのですが、とりあえず相談者のことを全面的に肯定する、とだけ心に決めて臨んでください。

肯定するというのは、「あなたはそう思うんですね。」と受け止めるだけでいいのです。
そのうえで、「そのことを今後どのようにしてほしいと思っていますか？」と尋ねるのが窓口としてできることです。

最後は「よくご相談してくれました。感謝します」と締めくくってください。

相談するというのはとても大きな一歩です。
勇気も要ります。

そのことを労うことで、信頼関係が一気に深まることもあります。
相談の冒頭もしくは最後で相談者を労い、「私のことを受け入れてもらえた」と感じてもらうことが、相談窓口設置の一番の役割であると言っても過言ではないと私は思います。